VELİ VE ÖĞRENCİLER İÇİN 6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU GEREĞİNCE AYDINLATMA METNİ

VELİ VE ÖĞRENCİLER İÇİN 6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU GEREĞİNCE AYDINLATMA METNİ Era Öğretim Kurumları San. ve Tic. A.Ş. ( Era Okulları ) olarak kişisel verilerinizin işlenmesinde ve muhafaza edilmesinde 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranılmasına azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu nedenle ilgili kanunun 10. maddesinin gereği olmak üzere kişisel verilerinizi aşağıda açıklandığı şekilde ve mevzuatın çizdiği sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

Bu metinle 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” madde 10’dan doğan sizleri kişisel verilerinizin işlenme amaçları, hukuku dayanakları ve haklarınız konusunda aydınlatma yükümlülüğümüzü yerine getirmeyi amaçlamaktayız.

1.Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 'nda yapılan tanımlamalara göre:
Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade etmektedir. Yalnızca ad, soyad, doğum tarihi ve doğum yeri gibi kişinin kesin teşhisini sağlayan bilgiler değil, kişinin fiziki, ailevi, ekonomik, sosyal ve sair özelliklerine ilişkin bilgiler de kişisel veridir. Bir kişinin belirli veya belirlenebilir olması, mevcut verilerin herhangi bir şekilde bir gerçek kişiyle ilişkilendirilmesi suretiyle, o kişinin tanımlanabilir hale getirilmesini ifade eder. Bu durum, kişinin fiziksel, ekonomik, kültürel, sosyal veya psikolojik kimliğini ifade eden somut bir içerik taşıması veya kimlik, vergi, sigorta numarası gibi herhangi bir kayıtla ilişkilendirilmesi sonucunda kişinin belirlenmesini sağlayan tüm halleri kapsar.

İlgili kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi;

Kişisel verilerin işlenmesi: kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade etmektedir.

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olanlardır. Gerçek kişiler, kamu kurumları, şirketler, dernekler veya vakıflar gibi tüzel kişiler veri sorumlusu olabilir.

Veri işleyen: Veri sorumlusu adına kişisel verileri kendisine verilen talimatlar çerçevesinde işleyen gerçek veya tüzel kişilerdir. Herhangi bir gerçek veya tüzel kişi aynı zamanda hem veri sorumlusu, hem de veri işleyen olabilir

Era Öğretim Kurumları San. ve Tic. A.Ş.’ye iletmiş olduğunuz kişisel verilerinizin, kişisel veriyi edinme amaçları dışında kullanılmadığını, açık rızanız veya KVKK madde 5'te yer alan istisnai hallerden herhangi birinin varlığı söz konusu olmaksızın kişisel verilerinizin işlenmediğini ve üçüncü kişilerle paylaşılmadığını ve bu konuda uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü idari ve teknik tedbirlerin alındığını beyan ederiz.

Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Dayanağı:

Şirketimiz, veli ve öğrencilerin verilerini kanun gereğince aşağıda sayılan kanallar vasıtasıyla, tamamen veya kısmen otomatik ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, sözlü, yazılı veya elektronik şekilde kanuna uygun olarak toplamakta ve Kanunun 5’inci ve 6’ıncı maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde bu metnin c ve d bendinde belirtilen amaçlarla işleyebilmekte ve aktarabilmektedir

Velinin ve öğrencinin kişisel verileri

• Yazılı veya elektronik ortamda yayınlanan başvuru formları ile,
• Veli ve Öğrenci Kimlik Bilgileri: T.C. kimlik no, ad, soyad, takma isim, doğum yeri/tarihi, pasaport numarası, imza(varsa), medeni hal ile
• Özlük Bilgileri: Cinsiyet, velayet bilgisi, vatandaşlık bilgisi, öğrenim durumu, MEB (E Okul) Bilgileri ile
• İletişim ve Adres Bilgisi: Telefon numaraları, E-posta adresleri, ulaşılabilecek 3. Kişilerin numaraları ile Adresler (Ev adresi, iş adresi) ile
• Mesleki Bilgiler: Unvan, deneyim, çalıştığı kurum ile
• Finansal ve Mali Bilgiler: Maaş Bilgisi, Banka Hesap Bilgileri, Nafaka Bilgileri, Vergi Numarası, Öğrencinin geçmiş tarihlerde almış olduğu mali yardım bilgisi(varsa) evin tapu, kira bilgi ve belgeleri, kira rayiç bilgileri, araç ve gayrimenkul bilgileriniz, malvarlığınıza ilişkin diğer bilgileriniz ile
• Öğrencinin sınav puanları ve karne notları ile
• Veli toplantısı tutanakları ile
• Rehber ve/veya Danışman Öğretmen ile yapılacak görüşmelerin tutanakları ile
• Çeşitli sosyal medya kanalları üzerinden Şirketimiz adına işletilen hesaplar kanalı ile
• Elektronik posta adresleri üzerinden yürütülen yazışmalar, gönderilen kısa mesajlar ve multimedya mesajları, bilgi formları da dâhil ve sair iletişim yöntemleri ile her türlü iletişim kanalları aracılığı ile
• Referans kişiler aracılığı ile
• Şirketimizin çalıştığı istihdam veya danışmanlık şirketleri aracılığıyla,
• Öğrenci ve Veli adayları tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile Şirketimiz tarafından yapılan araştırmalar ile
• Toplanmaktadır.

Kanunların emredici hükümleri gereği gerçek kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel tutulması esastır. Bu nedenle, belirli zaman aralıkları ile Veli ve öğrencilerimizden kişisel bilgilerini güncellenmesi talep edilebilir. Ayrıca öğrencilerin de, bilgilerinde herhangi bir değişiklik olduğu takdirde söz konusu bilgileri Şirketimize iletmeleri beklenmektedir. Şirketimiz, hiçbir koşulda veli ve öğrenciler tarafından sunulan hatalı bilgiden sorumlu tutulamaz

Kişisel Verilerin İşleme Amacı
Kişisel verileriniz aşağıdaki durumlarda Kanuna uygun olarak işlenebilmektedir.

• Kimlik doğrulama ve kayıt oluşturulması.
• Kayıt süresince toplanması gereken belgelerin dosyalanması, düzenlenmesi
• Kayıt gereği yapılan sözleşmenin gereğinin yerine getirilmesi,
• Öğrencinin kurum içi süreçleri adına gerekli bilgilerin kaydedilmesi, ihtiyaç duyulduğu hallerde, çeşitli eğitim- öğretim süreçlerinde kullanılması ve diğer ilgili taraflar ile paylaşılması,
• Öğrencinin, kişisel, fiziksel, psikolojik ve akademik olarak gelişim sürecinin takip edilmesi, değerlendirilmesi, raporlanması,
• Öğrencilerin okula ve diğer birimlere uyum sürecinin izlenmesi, takip edilmesi,
• Öğrencinin kurum içerisindeki disiplin sürecine uyum sağlaması, sürecin takibi,
• Öğrenciler hakkında yapılan veli toplantı kayıtları, durum takibatının yapılması,
• Öğrencilerin değerlendirilmesine yönelik, sınavların hazırlanması, akademik ve sosyal gelişim süreçlerinin izlenmesi, takip edilmesi, başarılarının ölçülmesi,
• Öğrencinin okul kütüphanesinden yararlanmak istemesi halinde kayıt oluşturulması, okul kütüphanesinde yer alan kitapların kaydı, geç teslim kayıplara ilişkin önlem almak,
• Burs uygulamasından yararlanan öğrencilerin ders notları, gelişim ve finansal durumlarının değerlendirilmesi amacıyla,
• öğrencilerin yararına yürütülen kulüp ve etkinliklerin, organizasyonların, toplum hizmetlerinin, ulusal ve uluslararası projelerin, gezilerin, sanatsal faaliyetlerin organize edilmesi, kayıt altına alınması,
• Eğitim öğretim ile ilgili örnek uygulamaları içeren ve kamu ile paylaşılmasında fayda görülen okul içi ve dışı tüm etkinliklere yönelik, sosyal medya hesaplarında, internet sayfasında, e bültende ve projelerin gerçekleştirildiği kurumlarla paylaşılması, video ve fotoğraf kayıtlarının kullanılması,
• Okulun anlaşmalı olduğu servis hizmetinin verilmesi ile ilgili gerekli kayıtların oluşturulması, ilgili yerlere bilgilerin aktarılması,
• Sağlık dosyasının oluşturulması ve takibi, muayene gerçekleştirilebilmesi, acil tıbbi müdahaleler, gerekli olduğu takdirde diğer birimler ile paylaşılması,
• Şirketimizin kalite, bilgi güvenliği ve gizlilik politikalarının ve standartlarının sağlıklı olarak temini ve denetimi amacıyla.
• Ödemeler ile ilgili olarak bilgilerin kayıt altına alınması ve takip edilmesi,
• E-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye ile ilgili yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Üst yönetime yapılacak raporlama ve analizlerin hazırlanması amacıyla.
• İşyerinde gizlilik ve güvenlik uygulamaları nedeniyle kamera görüntülerinin kaydedilmesi.
• Kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş gerekliliklerin ifa edilmesi (vergi mevzuatı, sosyal güvenlik mevzuatı, borçlar hukuku mevzuatı, ticaret hukuku mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği hukuku, elektronik iletişim ile ilgili mevzuat vs. ilgili tüm mevzuatlar).
• Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin yerine getirilmesi.
• Kanunda belirtilmiş yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Kişisel Verilerin Aktarılması:
İşlenen kişisel verilerin zorunlu olan bilgiler ile sınırlı olmak kaydı ile yurtiçinde veya yurtdışında,

• Ödemeler ve diğer finansal işlemler ile alakalı olarak anlaşmalı bankalarla,
• Sınav, yarışma, konferans, seminer, sempozyum, anma töreni, ödül töreni, gezi, turnuva, gibi organizasyonların gerçekleştirilebilmesi adına; gerçekleştiren kurum ve kuruluşlara,
• Öğrencinin psikolojik ve fizyolojik durumuna tabii olarak gerekli görüldüğü takdirde, okulda veya okul dışında görevli doktor, gıda mühendisi, uzman ile paylaşmak,
• Okul içinde veya dışında gerçekleşecek olan etkinliklere okulun sosyal medya hesaplarında, internet sitesinde, panolarda, e bültende yer vermek
• Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla iş sağlığı ve güvenliği şirketleriyle, hastaneler ve sağlık kuruluşlarıyla,
• Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vb. gibi işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla tedarikçilerle ve çözüm ortaklarıyla,
• Gerekli kalite, gizlilik ve standart denetimlerinin yapabilmesi amacıyla denetim firmaları ve bilgi güvenliği firmalarıyla,
• Şirketimiz adına veri işleyen (IT desteği veren, trafik/müşteri memnuniyeti ölçümleme, profilleme ve segmentasyon desteği veren, satış ve pazarlama alanında sms, mailing, arşivleme başta olmak üzere kişisel verilerin işlenmesi gereken konularda destek veren) firmalarla,
• Şirketimizin kullandığı bilişim teknolojileri gereği başta AB ülkeleri olmak üzere yurtdışında bulunan sunucular ve bu sunucu desteğini veren firmalar ile bulut bilişim kullanılan durumlarda bulut bilişim hizmetini veren firmalarla,
• İlgili mevzuat hükümlerine istinaden yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve ticari faaliyetlerimizin denetimi amacıyla ilgili denetim firmalarıyla, bağımsız denetim firmalarıyla, gümrük firmalarıyla, mali müşavir/muhasebe firmalarıyla,hukuk bürolarıyla,
• Şirket tarafından kurulan ortak veri tabanının işlerliği açısın alarıyla,
• Çalışan hakkında referans talep eden kurum ve şirketler ile
• Yasal gereklilikleri ifa etmek ve/veya resmi mercilerin taleplerini yerine getirmek amacıyla kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşılabilir.

KVKK madde 11 uyarınca İlgili Kişinin Hakları Nelerdir ve Ne Şekilde Kullanılır:

• KVKK madde 11 uyarınca, dilediğiniz zaman Era Öğretim Kurumları San. ve Tic. A.Ş.'ye başvurarak kişisel
• verilerinize ilişkin olarak aşağıdaki hususları talep etme hakkına sahipsiniz:
• a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenmek,
• b)Kişisel verileriniz işlenmiş ise buna ilişkin bilgi talep etmek,
• c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek,
• d) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilmek,
• e) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini istemek,
• f) Kişisel verileriniz yasal düzenlemelere uygun olarak işlenmiş olsa bile bunların işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini istemek,
• g) Talebinizce düzeltilen ya da silinen/yok edilen kişisel verilerinizle ilgili yapılan düzeltme/silme/yok etme işlemlerinin, eğer aktarılmış ise bunların aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,
• h)İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kendiniz aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmek,
• i) Kişisel verilerinizin yasaya aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etmek.
• KVKK'nın 11’inci maddesi uyarınca sahip olduğunuz haklarınızı kullanmak için web sitemizdeki başvuru formunu eksiksiz doldurup ıslak imzalı bir nüshasını “Hürriyet Mah. Mahmutbey Cad. Arıkan İş Merkezi No:1 Kat:1 Şirinevler/İSTANBUL” adresinde bulunan Era Öğretim Kurumları San. ve Tic. A.Ş. 'nin genel müdürlüğüne şahsen veya noter kanalı ile iletmeniz yahut bu formu güvenli elektronik imza ile imzalayarak [email protected] elektronik posta adresine göndermeniz gerekmektedir.
• Başvurularda, ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için TC kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası/kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon veya faks numarası ve talep konusu bulunması zorunludur.
• Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda ; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizin belgelendirilmesi, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğinizi tevsik edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
• Era Öğretim Kurumları San. ve Tic. A.Ş. talebinizi, talebin niteliğine göre mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Era Öğretim Kurumları San. ve Tic. A.Ş. tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Talebinizin kabul edilmesi halinde gereği yerine getirilir. Ancak başvurunuz, yapılan inceleme ve değerlendirme sonucu reddedilirse, ret gerekçesi ile birlikte tarafınıza yazılı yahut elektronik ortamda bildirilir. Veri sorumlusuna başvuru ve kurula şikayet haklarınızla ilgili olarak detaylı bilgi KVKK madde 13 ve devamı maddelerinde yer almaktadır. Ayrıca, kişisel verileriniz ile ilgili değişiklik ya da güncelleme taleplerinizi de yukarıda belirtilen şekilde Era Öğretim Kurumları San. ve Tic. A.Ş..'ye iletebilirsiniz.